01 序

有时候，需要写一封重要邮件，于是乎便整个网上寻找写邮件的注意事项，生怕因为一封邮件就给了对方糟糕的印象。

但是，网上关于写邮件的注意事项，大多零零散散，每次都要查半天，才能找到中肯的建议。

写邮件有必要这样认真吗？非常有必要！

古人写信，常说 “见字如见人”。

现代社会步入了信息时代，我们都开始写电子邮件，但是，见字见人的定律依旧存在，只是它换了一种形式——

你的邮件礼仪，就反映了你的自我修养，甚至可以说决定了你的形象。

所以，学会写好一封电子邮件，是十分必要且必须的事情。

那么，该怎么写呢？

与其每次写邮件都花大把时间把互联网翻个底朝天，何不做一件一劳永逸的事情，把『写电子邮件的所有注意事项』整理到一篇文章中呢？

今得一空，于是决定开始这项计划。

如何写，怎么发，以及常用的附加功能等等，关于写电子邮件能想到的能找到的注意事项，都在这篇文章中了。

持续更新，欢迎交流。

首发于『简书 - 这个飞宏不太冷』，如需转载，请注明出处与作者。

02 发件人

别人收到一封邮件，首先看到的是这封邮件的发件人与标题。

想象一下，你突然收到一封 “逝去的风儿” 发来的名为 “新建演示文稿1” 的邮件，你会怎么想？

当然，朋友之间的随意往来自然无碍，但如果这是给老板或者商业伙伴的邮件，那就最好自求多福了。

正确的发件人姓名应该是什么样的呢？

这需要视情况而定。

比如，我是给简书粉丝发邮件，那么我的发件人姓名最好就设置为 “ 简书 - 这个飞宏不太冷 ” ；如果是给商业合作伙伴发邮件，那么最好设置为 “ 公司名（+职位）+姓名 ” 的格式。

以上情况适用于初次邮件往来时的发件人姓名设置。

如果是相对熟悉的联系人，那么一般情况下直接用真名就好。

例如，在给我的导师发邮件时，直接用真名，或者 “ 飞宏 ” 就好。

03 邮件标题

说完了发件人姓名，接下来就是邮件标题了。

邮件标题好坏的判断标准，即是否用一句话总结了该邮件的核心内容。

比如，“ 2019.x.x - 第x周xx课题组工作进度汇总表 ”、“ 请查收：xx公司xx产品的性能参数表与报价 ”

这样的标题，就是一个合适的标题。

相反，如果是 “ 你好 ”、“ 附件下载 ”，或者只是 “ 工作进度表 ”、“ 参数表和报价 ”，就显得不那么好了。

让别人从标题中，一眼就读出来邮件的主题，这才是邮件标题的作用。

04 称呼，正文和署名

一封邮件的内容，可以划分为三个部分：称呼、正文和署名。

最开始的称呼该怎样写？

视情况而定。这取决于我们的收信人是谁。

不要气馁，虽然每一个收信人都不相同，但我们也有一些基本的准则可以遵守。

几条黄金守则：

基本格式：开头顶格书写，称呼之后打一逗号，换行

不知道对方姓名、性别、职务等信息的情况下，直接用 “您好，” 开头

有职务，应按职务尊称对方，“x教授您好，”，“x经理您好，”

无职务，通常称呼 “x女士您好，”，“x先生您好，”

给多个收件人写信，开头用 “大家好，” 或者 “各位负责人好，”

初次写邮件，在称呼之前，可以加上 “尊敬的” 等形容词

05 正文，正文格式

邮件正文也有一些可以参考的黄金守则：

逻辑要清晰。正文要分段，每一段只讲一件事情。

行文要简洁。用短句不要用长句，用10个字能讲清楚的，不用11个字来说。

结尾要礼貌。常见的结尾有，“祝好，”、“顺颂时祺”、“春安/夏安/秋安/冬安” 等

邮件的格式，是指邮件内容的字体、字体大小等内容。

基本的要求：字体一致、排版看起来舒服。

几条小建议：

整封邮件使用同一种常见字体

称呼、正文、署名之间，都用一空行与正文隔开

段落与段落之间用一个空行隔开

字体大小适当，给长辈发信可以适当加大字体

重要词句可加粗

不要使用信纸背景

06 署名/结尾

如果是给长辈或者上级的邮件，结尾的祝福语到底该选用哪个呢？

这个问题再知乎上有讨论，请移步：给长辈、老师的电子邮件怎么结尾才合适？

至于署名，一般情况下用真名就好，或者与发件人姓名相同即可。

07 发送、抄送和密送

发送：这封邮件的直接收件人

抄送（Carbon Copy，CC）：“抄” 就是复制一份一模一样的邮件，“送” 就是发送给收件人。抄送就是发送邮件给直接收件人时，同时发送一份给抄送收件人。

密送（Blind Carbon Copy，BCC）：同样地拆开来理解，“密” 就是邮件发送给直接收件人时，还会发送一份给密送收件人，同时，直接收件人是看不到这封邮件被发送给了其他人的。注意，抄送情况下，直接收件人能够看到该邮件的抄送收件人。

关于抄送和密送的使用场景，引用知乎@Evan的回答：

【cc】职场中惯用的邮件抄送是用来告诉上级或者团队，便于其他人对事情进度的知情，也是对自己工作进度的一种反馈。

【bcc】密送这个很微妙，我自己没用过，但是之前共事过的一个微软出身的PM,他教我在对方不配合工作的情况下，每一封邮件都是证据，密送是要上面知道下面的人中有消极不合作的态度，又让他以为自己的行为不被别人察觉到。之后就都明白了；）

08 群发邮件

群发邮件，就是将一封邮件同时发给多个人。

需要注意，当需要回复一封别人群发来的邮件时，要检查收件人中是否包含了群发列表中的其他联系人。

有些时候直接回复收到的群发邮件，会将自己的回复邮件，按照群发列表，再一次群发出去——而我们只是想回复那个发件人而已。这种情况要尽量避免。

09 养成良好的回信习惯

收到邮件应该尽快回复，这其中也体现了自己的能力、效率以及对他的重视程度。